Büromöbel mieten oder kaufen - was lohnt sich steuerlich?

Wer ein neues Büro einrichtet oder bestehende Arbeitsplätze ergänzt, steht früher oder später vor der Frage: kaufen oder mieten? Während der Kauf in Buchhaltung und Bilanz traditionell verankert ist, gewinnt das Mietmodell - vor allem bei wachsenden Unternehmen - deutlich an Beliebtheit. Wir zeigen, wie beide Wege steuerlich wirken und wo der Vorteil im Alltag wirklich liegt.

Die kurze Antwort vorweg

Wer Büromöbel kauft, setzt die Anschaffungskosten in Österreich über die 10-jährige Nutzungsdauer als AfA (Absetzung für Abnutzung) ab - also in zehn jährlichen Tranchen. Wer mietet, kann die monatlichen Mietkosten zu 100 Prozent als laufende Betriebsausgabe im Jahr der Zahlung absetzen.

Beide Wege sind also voll betrieblich abzugsfähig. Der Unterschied liegt im Zeitpunkt der Steuerwirkung und in der Auswirkung auf Liquidität, Bilanz und Flexibilität. Welcher Weg sich rechnet, hängt von Ihrer konkreten Situation ab. Schauen wir uns das im Detail an.

Variante 1: Kauf und Abschreibung über 10 Jahre

Werden Büromöbel gekauft, sind sie steuerlich Anlagevermögen. Die Anschaffungskosten dürfen nicht im Kaufjahr in voller Höhe als Betriebsausgabe abgesetzt werden, sondern müssen über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt werden. Für klassische Büromöbel - Schreibtische, Bürostühle, Rollcontainer, Schränke - geht die Finanzverwaltung in Österreich von zehn Jahren aus. Pro Jahr fließen also 10 Prozent der Anschaffungskosten in die Bilanz als Aufwand.

Beispielrechnung: 5 Arbeitsplätze à 2.200 €

Ein junges Beratungsunternehmen kauft fünf Arbeitsplätze (Schreibtisch, ergonomischer Bürostuhl, Rollcontainer) für jeweils 2.200 € netto. Die Gesamtinvestition beträgt also 11.000 €.

Der Unternehmer hat im ersten Jahr also 11.000 € an Liquidität ausgegeben, kann steuerlich aber nur 1.100 € geltend machen. Erst nach zehn Jahren ist der Anschaffungsbetrag vollständig steuerlich verarbeitet - und das auch nur, wenn die Möbel solange eingesetzt werden.

Sonderfall: GWG-Grenze 1.000 €

Eine wichtige Ausnahme: geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG). Anschaffungen mit einem Einzel-Nettowert bis 1.000 € können sofort im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abgesetzt werden. Für einzelne Bürostühle oder günstige Schreibtische kann das ein interessanter Hebel sein. Komplette Arbeitsplatz-Sets übersteigen diese Grenze allerdings meist deutlich.

Variante 2: Mieten und laufend absetzen

Bei einem Mietmodell verhält es sich ganz anders. Mietkosten gehören zu den laufenden Betriebsausgaben. Sie werden im Jahr der Bezahlung in voller Höhe steuerlich wirksam - vergleichbar mit Büromiete, Strom oder Internetanschluss.

Gleiches Beispiel: 5 Arbeitsplätze zur Miete

Statt zu kaufen, mietet das Unternehmen die fünf Arbeitsplätze zu je 75 € pro Monat (BASIC-Paket, 24 Monate Laufzeit). Das ergibt 375 € pro Monat oder 4.500 € pro Jahr.

Der Unternehmer hat seine Liquidität geschont: kein einmaliger großer Abfluss. Statt eine Anschaffung über zehn Jahre abzuschreiben, fließen die Kosten direkt in die Gewinn- und Verlustrechnung - und mindern den steuerlichen Gewinn unmittelbar.

Direkter Vergleich in einer Tabelle

Im konkreten Beispiel sind die Gesamtkosten beim Mieten sogar deutlich niedriger als beim Kauf - und das ohne den Liquiditätsvorteil zu berücksichtigen. Wichtig: Die Werte beziehen sich auf das Reoffice-FLEX-BASIC-Paket mit 24-monatiger Laufzeit. Bei kürzeren Laufzeiten oder anderen Paketen verschiebt sich die Rechnung.

Liquidität: der oft unterschätzte Faktor

Steuerliche Absetzbarkeit ist nur eine Seite der Medaille. Die andere ist Liquidität - und gerade für junge oder schnell wachsende Unternehmen ist sie oft entscheidender als der Steuervorteil.

Wer 11.000 € für Möbel ausgibt, hat dieses Geld nicht mehr zur Verfügung - weder für Marketing, noch für Personal, noch als Sicherheitsreserve. Im Mietmodell bleibt das Geld im Unternehmen. Statt einer großen Auszahlung gibt es planbare monatliche Raten von rund 375 €, die in jedem Cashflow-Plan unproblematisch unterzubringen sind.

„Liquidität geht vor Rentabilität." - kaufmännische Grundregel, die in der Praxis oft erst bei der ersten Engpasssituation richtig wertgeschätzt wird.

Auch Banken sehen die Bilanz lieber schlank. Wer Anlagevermögen bindet, verschlechtert die Eigenkapitalquote. Mietkosten dagegen erscheinen nur in der Gewinn- und Verlustrechnung - die Bilanzkennzahlen bleiben unberührt. Bei künftigen Finanzierungen oder Förderanträgen kann das ein klarer Vorteil sein.

Wann lohnt sich was? Eine Entscheidungshilfe

Kaufen ist sinnvoll, wenn:

• Sie ein etabliertes Unternehmen mit stabilen Mitarbeiterzahlen sind
• Sie genug Liquidität haben und keine Investitionsalternativen bestehen
• Sie Möbel sehr lange nutzen wollen (deutlich über 10 Jahre)
• Sie hochindividuelle Möbel benötigen, die nicht im Mietangebot enthalten sind
• Sie steuerlich gerade keinen sofortigen Aufwand brauchen

Mieten ist sinnvoll, wenn:

• Sie ein Start-up sind oder sich in einer Wachstumsphase befinden
• Ihre Mitarbeiterzahl in den nächsten 1-3 Jahren schwanken könnte
• Sie Liquidität für andere Investitionen brauchen (Marketing, Personal, Produktentwicklung)
• Sie ein Projektbüro mit befristeter Laufzeit einrichten
• Sie Wert auf Bilanz-Schonung und gute Bonitätskennzahlen legen
• Sie sich nicht um Wartung und Entsorgung kümmern wollen
• Sie schnellstmöglich einen vollausgestatteten Arbeitsplatz benötigen

Sonderfall: Leasing als dritter Weg

Neben Kauf und Miete gibt es auch das klassische Leasing. Wirtschaftlich verhält sich Leasing ähnlich wie Mieten - die Raten sind als Betriebsausgabe absetzbar. Allerdings gibt es einige Unterschiede:

• Vertragsbindung: Leasing-Verträge laufen meist 36 bis 60 Monate fest, eine vorzeitige Auflösung ist oft mit Strafgebühren verbunden.
• Restwert-Risiko: Bei vielen Leasing-Modellen tragen Sie am Ende das Risiko des Restwerts. Werden die Möbel zu stark abgenutzt zurückgegeben, fallen Nachzahlungen an.
• Wartung: In klassischen Leasing-Verträgen sind Wartung und Reparatur in der Regel nicht inkludiert.
• Bilanzpflicht: Je nach Vertragsgestaltung kann ein Leasing-Vertrag bilanziell wie ein Kauf zu behandeln sein („wirtschaftlicher Eigentümer").

Reine Mietmodelle wie das von Reoffice sind in diesen Punkten oft unkomplizierter: kürzere Mindestlaufzeiten möglich, keine Restwert-Risiken, Wartung und Rücknahme inklusive. Ob Leasing oder Miete im Einzelfall besser passt, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater oder Buchhalter besprechen.

Praxis-Tipp: Was Buchhaltung & Steuerberater dazu sagen

In Gesprächen mit Steuerberatern hören wir regelmäßig: Bei Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften wird die Mietvariante zunehmend favorisiert - vor allem aus Bilanzgründen. Bei Einzelunternehmern und Freiberuflern, die mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung arbeiten, ist die Entscheidung oft individueller. Hier kommt es stark auf den persönlichen Steuersatz und die Cashflow-Situation an.

Eine kurze Anfrage bei Ihrem Steuerberater lohnt sich auf jeden Fall. Mit dem konkreten Mietangebot in der Hand kann er innerhalb weniger Minuten die jährliche Steuerwirkung gegenüber einem Kauf simulieren - und Sie können fundiert entscheiden.

Kurz zusammengefasst

• Beide Wege - Kauf und Miete - sind voll steuerlich abzugsfähig.
• Der Kauf wird in Österreich über 10 Jahre als AfA abgeschrieben (1.100 € pro Jahr bei 11.000 € Investition).
• Mieten ist im Jahr der Zahlung zu 100 Prozent als Betriebsausgabe absetzbar.
• Mieten schont die Liquidität und belastet die Bilanz nicht - wichtig für Wachstum und Bonität.
• Bei vielen Mietmodellen sind Wartung und Rücknahme inkludiert - beim Kauf nicht.
• Welches Modell sich besser rechnet, hängt vom Unternehmenstyp, Wachstum und Liquiditätsbedarf ab.