Wer in Wien zum ersten Mal ein eigenes Büro plant, sucht oft erst eine Mietfläche - und ist dann überrascht, wie viele Kosten dazukommen. Wir geben Ihnen eine ehrliche, vollständige Aufstellung: was ein 5-Personen-Büro in Wien 2026 wirklich kostet - pro Jahr und pro Monat, mit konkretem Beispiel.
Die kurze Antwort vorweg
Ein realistisch ausgestattetes Büro für 5 Mitarbeiter in Wien kostet 2026:
- Einmalig: 8.000 bis 25.000 € (Möbel, Kaution, Einrichtung)
- Monatlich: 1.800 bis 3.500 € (Miete, Betriebskosten, IT, sonstige Fixkosten)
- Jährlich: 22.000 bis 42.000 € laufender Aufwand
Die große Spanne erklärt sich vor allem durch Lage (Innenstadt vs. Außenbezirke) und Ausstattungsniveau. Schauen wir uns die einzelnen Posten im Detail an.
1. Bürofläche - der größte Kostenpunkt
Wie viel Fläche brauchen 5 Personen?
Als Faustregel gelten 8 bis 12 m² pro Arbeitsplatz, plus 15 bis 25 m² für Gemeinschaftsflächen wie Küche, WC und einen kleinen Meeting-Bereich. Für ein 5-Personen-Büro sollten Sie also 60 bis 80 m² einplanen. Wer großzügiger plant - vor allem mit Besprechungsraum und Ruhezonen - kommt auf 90 bis 110 m².
Was kostet der Quadratmeter in Wien?
Die Mietpreise variieren stark nach Bezirk. Eine grobe Orientierung für 2026:
| Lage | Bezirke | Miete pro m²/Monat |
|---|---|---|
| Premium / Innenstadt | 1010 | 22 - 28 € |
| Zentrale Lagen | 1020, 1030, 1040, 1060, 1070, 1080, 1090 | 15 - 22 € |
| Donau City / Hauptbahnhof | 1100 (Q. Belvedere), 1220 (DC Tower) | 17 - 24 € |
| Mittlere Lagen | 1050, 1110, 1120, 1130, 1140, 1150, 1160, 1170 | 11 - 16 € |
| Außenbezirke | 1180, 1190, 1200, 1210, 1220 (außer DC), 1230 | 9 - 14 € |
Quelle: Auswertung verschiedener Marktberichte und Immobilien-Portale, Stand Anfang 2026. Tatsächliche Konditionen können je nach Gebäudezustand, Ausstattung und Verhandlungsgeschick deutlich abweichen.
Was zur Miete dazukommt
Die Nettomiete ist nur die halbe Wahrheit. Hinzu kommen:
- Betriebskosten: 3-5 €/m² monatlich (Hausverwaltung, Müll, allgemeine Reinigung des Gebäudes)
- Heiz- und Energiekosten: 1,50-3 €/m² monatlich, abhängig von Energieeffizienz
- USt. (20 %): Wird im B2B-Bereich meist offen ausgewiesen, ist aber rückforderbar
Faustregel: Rechnen Sie zur Nettokaltmiete noch 25-35 % für Betriebskosten und Heizung dazu. Aus 1.500 € Nettokaltmiete werden so leicht 1.900-2.000 € „warm".
Einmalkosten beim Mietvertrag
- Kaution: meist 3 Bruttomonatsmieten
- Maklergebühr: 3 Monatsmieten + USt., sofern ein Makler involviert ist
- Vergebührung des Mietvertrags: 1 % der dreifachen Jahresbruttomiete
- Rechtsberatung Mietvertragsprüfung: 500-1.500 €
2. Möblierung - Kauf oder Miete?
Beim Möbelbudget gibt es zwei Wege: einmaliger Kauf oder monatliche Miete. Die Spanne ist gewaltig - von Diskonter-Möbel um 800 € pro Arbeitsplatz bis zur designorientierten Premium-Ausstattung um 4.000 €. Für ein professionell eingerichtetes 5-Personen-Büro sollten Sie folgendes Budget einplanen:
| Setup | Kauf gesamt (5 AP) | Miete pro Monat (5 AP) |
|---|---|---|
| Einfach (Diskont, gebraucht) | 4.000 - 7.000 € | 160 - 225 € |
| Standard (gut, ergonomisch) | 9.000 - 14.000 € | 225 - 295 € |
| Premium (renommierte Marken) | 15.000 - 22.000 € | 295 - 445 € |
Was sollte ein Arbeitsplatz mindestens haben?
- Höhenverstellbarer Schreibtisch (manuell oder elektrisch)
- Ergonomischer Bürostuhl mit verstellbaren Armlehnen und Lordosenstütze
- Rollcontainer mit Schloss
- Ein gemeinsamer Aktenschrank oder Schrankwand fürs Team
Achtung: Der billigste Bürostuhl rächt sich oft. Mitarbeiter mit Rückenproblemen kosten Sie mehr als 200 € Mehrpreis pro Stuhl. Ein guter ergonomischer Drehstuhl liegt zwischen 350 und 700 €.
Im Reoffice-FLEX-Mietmodell sind ergonomischer Stuhl, höhenverstellbarer Tisch und Rollcontainer in jedem Paket bereits enthalten - so umgehen Sie das Risiko, beim Möbelbudget am falschen Ende zu sparen. Die Details und einen Kostenrechner finden Sie auf der Hauptseite.
3. IT-Ausstattung und Internet
Im B2B-Bereich gilt: Internet muss schnell und stabil sein. Für ein 5-Personen-Büro empfehlen sich Glasfaser- oder Business-DSL-Anschlüsse:
- Business-Internet: 50-100 €/Monat (Glasfaser, mit garantierter Verfügbarkeit)
- Telefonanlage / VoIP: 25-80 €/Monat
- WLAN-Hardware: einmalig 300-800 €
- Multifunktionsdrucker: 150 €/Monat (Miete inkl. Toner) oder 800-2.500 € Kauf
Die Endgeräte (Notebooks, Monitore, Tastaturen) hängen stark von Ihrer Branche ab. Faustregel: pro Mitarbeiter 1.200-2.500 € einmalig oder 50-100 €/Monat im Mietmodell. Wichtig: Computer-Hardware kann seit 2021 in Österreich auf 1 Jahr abgeschrieben werden - eine sehr attraktive Steuerregel.
4. Nebenkosten, die oft vergessen werden
Hier passieren in der Praxis die meisten Budget-Überraschungen. Diese Posten lassen sich kaum vermeiden:
- Reinigung: 200-400 €/Monat (1-2× wöchentlich, je nach Fläche)
- Kaffee, Wasser, Snacks: 50-150 €/Monat - kleine Geste mit großer Wirkung auf die Stimmung
- Versicherungen: Geschäftsinhalt, Haftpflicht, Cyber - zusammen 80-250 €/Monat
- Büromaterial: Papier, Stifte, Toner - etwa 50-100 €/Monat
- Pflanzen, Kunst, Atmosphäre: einmalig 500-2.000 €, dann 30-50 €/Monat Pflege
- GIS, Streaming, Software-Abos: 50-200 €/Monat (je nach Setup)
- Buchhaltung & Steuerberater: 200-500 €/Monat extern
Gesamtrechnung: 5 Personen, mittlere Lage Wien, Standard-Ausstattung
Beispiel: Ein 75-m²-Büro im 7. Bezirk, mittleres Preissegment, mit ordentlicher Ausstattung. Wir rechnen mit Mietmodell für die Möblierung, da das in der Praxis oft die unkomplizierteste Variante ist.
| Position | Pro Monat | Pro Jahr |
|---|---|---|
| Nettokaltmiete (75 m² × 17 €) | 1.275 € | 15.300 € |
| Betriebskosten (75 m² × 4 €) | 300 € | 3.600 € |
| Heizung & Strom | 180 € | 2.160 € |
| Möbel-Miete (5 AP, BASIC) | 375 € | 4.500 € |
| Internet & Telefonie | 100 € | 1.200 € |
| Reinigung | 280 € | 3.360 € |
| Versicherungen | 130 € | 1.560 € |
| Büromaterial, Kaffee, Sonstiges | 180 € | 2.160 € |
| Gesamtkosten Büro (ohne Personal) | 2.820 € | 33.840 € |
Pro Mitarbeiter und Monat: 564 € - das ist ein realistischer, in Wien gut funktionierender Mittelwert.
Spar-Hebel: wo es sich wirklich lohnt
1. Bezirk-Wahl statt Innenstadt-Adresse
Statt 25 €/m² in 1010 zahlen Sie in 1160 oder 1170 oft nur 12-14 €/m². Bei 75 m² sind das 800-1.000 € pro Monat - also fast 12.000 € pro Jahr. Mit U-Bahn-Anbindung sind viele Außenbezirke heute genauso gut erreichbar wie die Innenstadt.
2. Möbel mieten statt kaufen
Wer 11.000 € für Büromöbel ausgibt, hat dieses Geld nicht mehr zur Verfügung. Im Mietmodell zahlen Sie 375 € pro Monat und schonen die Liquidität für Marketing oder Personal. Mehr dazu im verwandten Artikel „Büromöbel mieten oder kaufen - was lohnt sich steuerlich?"
3. Coworking als Übergangslösung
Bei sehr unsicherem Wachstum kann ein Coworking-Space in den ersten 12 Monaten Sinn machen. Ein fixer Schreibtisch im Coworking kostet in Wien 250-450 €/Monat. Sobald die Kapazität voraussehbar ist, lohnt sich der Wechsel ins eigene Büro fast immer.
4. Refurbed-Möbel statt Neuware
Aufbereitete, ergonomische Markenmöbel kosten 30-50 % weniger als Neuware bei gleicher Qualität. In Mietmodellen wie REFURBED gibt es solche Angebote bereits ab 59 €/Monat pro Arbeitsplatz.
5. Nebenflächen klein halten
Großzügige Empfangsbereiche und private Direktorbüros sehen schön aus, kosten aber jeden Monat viel Geld. Open Space mit kleineren Rückzugsräumen ist meist günstiger und bei Mitarbeitern beliebter.
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Mit dem Online-Kostenrechner sehen Sie sofort, was die Möblierung im Mietmodell für Ihr Team kostet - Sliderbasiert und ohne Anmeldung.
Zum Kostenrechner →Was Sie unbedingt vermeiden sollten
- Möbelbudget zu knapp kalkulieren. Schlechte Stühle führen zu Krankenständen - die teuerste Variante überhaupt.
- Mietvertrag ohne Anwalt unterschreiben. Wertsicherungsklauseln, Indexierung, Kündigungsfristen - hier steckt der Teufel im Detail.
- Kaution unterschätzen. Drei Bruttomonatsmieten sind oft mehrere tausend Euro und für Jahre gebunden.
- Versicherungen vergessen. Ein Wasserrohrbruch oder ein Cyber-Vorfall ohne Versicherung kann existenzbedrohend werden.
- An kleinen Posten sparen, große ignorieren. Wer 30 € pro Monat beim Kaffee spart, aber 200 € zu viel pro m² Miete zahlt, hat die Prioritäten verwechselt.
Kurz zusammengefasst
- Ein Büro für 5 Mitarbeiter in Wien kostet 2026 monatlich etwa 1.800 bis 3.500 € laufend, plus 8.000 bis 25.000 € einmalig.
- Größter Kostenfaktor ist die Bürofläche - die Bezirkswahl entscheidet hier über tausende Euro pro Jahr.
- 60-80 m² sind für 5 Personen realistisch, 8-12 m² pro Arbeitsplatz die Faustregel.
- Möbel im Mietmodell kosten 375 €/Monat statt 11.000 € einmalig - wichtig für Liquidität.
- Vergessene Posten wie Reinigung, Versicherungen und Büromaterial summieren sich auf 600-800 €/Monat.
- Spar-Hebel: Bezirk, Möbelmiete, Refurbed-Möbel, Nebenflächen klein halten.